4 itens tecnológicos obrigatórios para seu escritório móvel

Proteja-se contra catástrofes em viagens de negócios verificando se suas ferramentas de viagem estão corretas

Orientação para empresários/gerentes

Autor: Christopher Elliott
Tudo muda quando você troca o desktop por um laptop, fones de ouvido por um telefone, o escritório por um quarto de hotel.

Às vezes, para melhor: você está livre de seu cubículo, livre para ir onde seu trabalho o levar.

DICA:
Quando você estiver viajando, poderá alterar rapidamente o fuso horário no calendário do Outlook 2003. Apenas altere o modo de exibição de calendário para Dia ou Semana de Trabalho, clique com o botão direito do mouse na barra de horários e clique em Alterar Fuso Horário.

Entretanto, algumas vezes as coisas podem piorar. A produtividade cai quando você está em um local desconhecido, usando acessórios que não parecem certos. O teclado em miniatura do laptop causa cãibras nas mãos, o microfone celular em sua gola incomoda, e muitas vezes tudo isso é suficiente para impedi-lo de fazer seu trabalho direito.

A seguir há quatro itens tecnológicos obrigatórios para o escritório móvel, além das ferramentas mais recentes que podem aumentar sua produtividade enquanto você estiver fora.

O software correto
Não basta baixar os aplicativos necessários em seu laptop ou PDA; é preciso também saber se os programas são adequados a um escritório móvel. Seu programa de email foi criado para viagens ou foi adaptado de um aplicativo maior destinado a um grupo de trabalho corporativo? Os programas funcionam bem juntos no laptop ou congelam sempre que o processador está ocupado?

Normalmente, funcionários baseados em escritórios não fazem essas considerações, mas elas podem se tornar questões importantes durante viagens. É algo que Tab Stone, um médico de Los Angeles, conhece muito bem. Ele instalou um novo programa de email em seu laptop antes de viajar, mas ele não era adequado para uso móvel. O resultado é que o aplicativo não funcionou no laptop. Ele precisou desinstalá-lo logo antes da partida, mas o processo desativou o programa de email de backup. O resultado foi que ele não pôde baixar nenhuma mensagem para o PC. “Não consegui solucionar o problema nem com um novo download ou uma cópia baixada da Internet”, lembra-se Stone.

As novidades: Programas de gerenciamento de contatos permitem integrar dados com o PDA, para que você possa baixar e sincronizar contatos, compromissos da agenda e anotações em seu PalmPilot ou Pocket PC. Também existe uma versão baseada na Web para quem viaja a negócios sem laptop ou para quem prefere trabalhar em um desktop no destino.

E o futuro? Procure ainda mais integração entre aplicativos para usuários sem fio. Gerenciadores de contatos já assumiram as funções de programa de email, catálogos de endereços e banco de dados. A próxima etapa é torná-los mais acessíveis àqueles que usam telefones celulares ou PDAs sem fio.

O hardware certo
Não estou nem falando de ter o laptop mais moderno. Refiro-me ao hardware criado para viagens. Vamos encarar os fatos: muitos dispositivos dos quais os profissionais móveis dependem não são feitos para viajantes. Por exemplo, quando a bateria do laptop de Joachim Martin se esgotou em um vôo recente, um comissário de bordo atencioso se ofereceu para recarregá-la em uma tomada “secreta” nos fundos do avião. “As baterias foram recarregadas”, lembra o desenvolvedor de software. “Mas quando cheguei em casa, elas não funcionavam mais”. A fonte de alimentação precisou ser substituída. Culpe a companhia aérea, o fabricante da bateria ou o pobre viajante por sua ingenuidade, mas esse tipo de problema acontece com freqüência. Plugues de telefone ou tomadas elétricas nem sempre funcionam. E muitos dos dispositivos nos quais confiamos são inadequados para viagens, pouco práticos ou ambos.

As novidades: Alguns fabricantes de hardware atendem às necessidades de hardware para viagens com complementos como o teclado Stowaway XT. Fiquei impressionado também com o Super Mini Optical Mouse da Atek, que nos liberta das restrições do desconfortável ponteiro dos laptops.

E o futuro? Enquanto telefones celulares, PCs e PDAs continuam a convergir, não ficarei surpreso em ver surgir dispositivos com o conforto ergonômico de um desktop e a portabilidade de um PDA. Não será nem um pouco cedo para muitos road warriors (usuários móveis).

As conexões certas
Não quero exagerar, mas conexões são tudo para o escritório móvel.

Você se lembra de Stone, o médico sem email? Ele finalmente conseguiu acessar suas mensagens através de uma conexão lenta à Web. Spencer Field, que voltou recentemente de uma viagem a Melbourne, também pode contar uma história de problemas com email. Ao chegar, ele descobriu que os números de discagem para seu provedor de Internet não funcionavam. “Achei que fosse o fim do meu acesso online”, disse ele. “Como última tentativa, procurei um provedor local nas Páginas Amarelas de Melbourne”. Ele encontrou um provedor e fez uma assinatura de um mês, o que lhe deu acesso a números locais durante todo o seu trajeto.

Além de conexões à Internet, os road warriors se preocupam também com a conexão de outros dispositivos, como telefones celulares, PDAs e laptops. Novas tecnologias, como Bluetooth (um protocolo sem fio de curto alcance), permitem a comunicação com outros dispositivos em um escritório ou quarto de hotel sem a necessidade de cabos.

As novidades: De acordo com um estudo recente da AT&T, a principal barreira ao trabalho de locais remotos é o acesso a uma conexão de dados de alta velocidade. Redes sem fio super-rápidas estão surgindo em todos os lugares — em hotéis, aeroportos e cafés. E, embora a tecnologia Bluetooth tenha tido um início lento, seu conceito — eliminar os fios — é bastante sólido.

E o futuro? Não irá demorar para que a Wi-Fi seja tão presente quanto a cobertura celular e para que a maioria dos dispositivos seja habilitada para Bluetooth. É uma boa notícia para quem trabalha em um escritório móvel.

Os aplicativos corretos para a Web
Aplicativos baseados na Web são tão importantes para o escritório móvel que decidi colocá-los em uma categoria à parte, embora tecnicamente pertençam à seção “software”. A Web é uma das formas mais eficazes para que um funcionário móvel tenha acesso a intranet, banco de dados ou sistema administrativo.

Meu provedor de serviços de Internet oferece um aplicativo rudimentar que permite verificar todas as minhas contas de email na Web. Nem consigo lembrar quantas vezes o utilizei, porque meu programa de email deixou de funcionar. Entretanto, lembro-me da última vez. Estava preso em uma reunião fora da cidade e minha conta de email tinha sofrido um ataque de spam — milhares de emails não solicitados — cujo download levaria horas a fio. Como alternativa, entrei na Web e os eliminei em segundos. Se não fosse pelo aplicativo da Web, provavelmente eu ainda estaria baixando o spam.

As novidades: Um dos aplicativos da Web mais inovadores é o GoToMyPC, que permite acessar o desktop que ficou em sua casa ou escritório através da Web. Outros aplicativos úteis para usuários móveis são serviços de conferência pela Web, como o Microsoft Office Live Meeting. Seu truque mais recente: integrar áudio e conferência na Web naquilo que chama de espaço de reuniões “virtuais”.

E o futuro? Esses aplicativos deverão ficar mais baratos, mais confiáveis e até mais sofisticados.

Fonte: http://www.microsoft.com/brasil/pequenasempresas/themes/business-anywhere/4-tech-must-haves-mobile-office.mspx